1. 按座位图摆放名牌。主位是空的——苏晴说这个会不需要指定主持人，由各部门自行讨论。市场部陈明、研发部李伟、生产部王建国、财务部赵静，四个总监的名牌放在靠近投影屏的位置。其他参会人员（各部门带的业务骨干）放在两侧。
2. 分发会议材料。十份整合版会议背景包，每一份都装订整齐，封面打印着会议名称、日期、机密等级。她一份一份地放在每个座位前，确保边角对齐。
3. 准备茶水点心。会议室角落的小推车上，她准备了咖啡、茶、矿泉水、纸杯、糖和奶精。没有点心——苏晴说这种正式会议不需要，而且预算有限。
4. 最后检查设备。投影仪待机状态，音响音量适中，笔记本电脑开机，两个会议系统登录状态良好，备用手机电量满格。
全部做完，上午九点二十。距离会议开始还有四十分钟。
她站在会议室中央，环顾四周。一切井然有序，一切准备就绪。阳光从窗户斜射·进来，在地板上投下明亮的光斑。空气中弥漫着淡淡的咖啡香和新打印文件的油墨味。
看起来，像一场正规的、专业的会议。
只有她自己知道，这套看似完备的系统，背后有多少临时的拼凑，有多少不确定的风险，有多少她昨夜无眠的焦虑。
但至少，她准备好了。
她深吸一口气，在靠门的位置坐下——这是她给自己留的位置，方便随时处理突发状况，也不妨碍主要参会人。她拿出笔记本和笔，打开，写下今天的日期和会议名称。
然后，等待。
三、会议进行时
上午九点四十分，第一位参会人到达。
是财务部总监赵静，穿着深灰色套装，头发梳得一丝不苟，手里拿着一个文件夹。她走进会议室，目光快速扫过会场布置，在看到桌上的会议材料时，微微点了点头。
“赵总早。”张艳红连忙站起身。
“早。”赵静点点头，在自己的位置坐下，打开文件夹开始看材料。
九点四十五分，生产部总监王建国到了。他还是那副不耐烦的样子，但看到会场布置得井井有条，眉头稍微松了一些。“设备都好了？”
“都调试好了，王总。”张艳红说，“音频和屏幕共享用内部系统，视频用外部工具，已经测试过。”
“行。”王建国在自己的位置坐下，拿起会议材料翻看。
九点五十分，研发部总监李伟和市场部总监陈明几乎同时到达。两人一边走一边低声交谈，看到会议室里的布置，都露出些许意外的表情。
“陈总早，李总早。”张艳红再次起身。
“早。”陈明点点头，目光在张艳红身上停留了一瞬，似乎想起了上周那个在他办公室门口结结巴巴的女孩。他没说什么，走到自己的位置坐下。
李伟则对设备更感兴趣。他走到投影仪旁看了看，又检查了笔记本电脑的连接。“这套设备……不是a会议室那套吧？”
“是，李总。a会议室被集团临时会议占用了，这是从其他会议室协调的设备组合。”张艳红解释。
“组合？”李伟挑眉，“怎么组合的？”
张艳红简要说明了方案：内部系统负责音频和屏幕共享，外部工具补充视频。李伟听完，若有所思地点点头：“思路不错。测试过了吗？”
“测试过了，基本可用。it部门的小刘帮忙调试的。”
“小刘我知道，技术不错。”李伟在自己的位置坐下，打开电脑，开始做会前准备。
九点五十五分，各部门带来的业务骨干陆续到达。会议室渐渐坐满，低声交谈声响起。张艳红看了一眼，十个人，全部到齐。
她起身，走到会议室前方，声音尽量平稳清晰：“各位领导，各位同事，大家上午好。我是行政部张艳红，负责今天的会议支持。设备已经调试完毕，会议材料在各位面前。内部视频会议系统会议室号是xxx，密码已发到各位邮箱。外部工具会议室号是xxx，仅开通视频功能。请各位登录测试，我们十点准时开始。”
参会人开始操作电脑，登录系统。张艳红紧张地观察着每个人的反应，随时准备处理问题。
“陈总，您这边登录成功了吗？”
“成功了。”
“李总，视频能看到吗？”
“有点卡，但能看到人。”
“王总，音频清楚吗？”
“清楚。”
“赵总……”
“都正常。”
十点整，所有远程接入点显示在线，所有现场参会人准备就绪。张艳红看向苏晴——苏晴坐在靠后的位置，对她微微点头。
“会议现在开始。”张艳红说，然后退回自己的位置，坐下，打开笔记本，准备记录。
会议按议程进行。
第一个议题，市场部陈明汇报初步调研结果。他打开ppt，通过内部系统的屏幕共享功能展示。图表清晰，数据详实。他语速很快，但逻辑清楚，十分钟内讲完了核心内容。
张艳红快速记录要点，同时用眼角余光观察设备状态。投影正常，音频清晰，远程参会人的视频窗口里，能看到他们在认真听。
一切正常。她稍微松了口气。
第二个议题，研发部李伟介绍技术方案。他的ppt更复杂，有很多技术参数和架构图。屏幕共享依然流畅，他讲解时，偶尔会指向屏幕上的某个细节，远程参会人通过视频能看到他的动作。
“这里有个技术难点，”李伟指着屏幕上的一张图，“关于散热方案，我们有两种选择……”
他开始详细解释。张艳红听不懂那些专业术语，但她能感觉到，会议进入了实质性的技术讨论阶段。李伟和陈明开始有来有往地讨论，王建国偶尔插话问生产相关的问题，赵静则默默记录数据。